Vilkår for brug

1. Aftalens parter og anvendelse

Disse vilkår gælder for virksomheders adgang til og brug af Piklo, som leveres af Piklo Systems, CVR-nr. 32709192, Tjebberupvej 101, 4300 Holbæk, Danmark ("Piklo").

Den virksomhed, organisation eller selvstændige erhvervsdrivende, som opretter eller anvender en konto, betegnes "Kunden".

Vilkårene gælder udelukkende for erhvervskunder. Den person, der accepterer vilkårene på Kundens vegne, erklærer at være bemyndiget til at indgå aftalen.

Aftalen består af disse vilkår, den valgte abonnementsplan, eventuelle ordrebekræftelser, databehandleraftalen og andre skriftligt aftalte bilag. Ved modstrid gælder dokumenterne i denne rækkefølge: individuelt underskrevet aftale, databehandleraftale for spørgsmål om persondata, ordrebekræftelse og disse vilkår.

2. Tjenesten

Piklo stiller en cloudbaseret platform til rådighed, som afhængigt af Kundens abonnement blandt andet kan omfatte booking, kalender, kundeadministration, journalføring, kommunikation, betaling, kassefunktioner, lager, medarbejderadministration, vagtplanlægning, rapportering, integrationer og AI-baserede funktioner.

Funktioner, grænser og priser følger den til enhver tid gældende abonnementsbeskrivelse. Piklo kan løbende forbedre, ændre eller udskifte funktioner, når Tjenestens væsentlige samlede funktionalitet ikke forringes urimeligt.

Piklo er leverandør af software og er ikke part i aftaler mellem Kunden og dennes klienter, patienter, medarbejdere, leverandører eller andre tredjeparter. Kunden er selv ansvarlig for sine behandlinger, produkter, bookinger, priser, aflysninger, tilbagebetalinger, faglige vurderinger og lovpligtige oplysninger.

3. Konto og adgang

Kunden skal give korrekte og aktuelle oplysninger og beskytte adgangskoder, enheder og loginoplysninger. Konti er personlige og må ikke deles, medmindre Tjenesten udtrykkeligt understøtter dette.

Kunden hæfter for aktivitet foretaget gennem Kundens konti, bortset fra aktivitet, som skyldes et dokumenteret sikkerhedsbrud hos Piklo.

Mistanke om uberettiget adgang skal straks meddeles til support@piklo.dk. Piklo kan kræve multifaktorgodkendelse, nulstilling af adgangskoder eller andre rimelige sikkerhedsforanstaltninger.

4. Kundens ansvar

Kunden er ansvarlig for:

1. at anvende Tjenesten lovligt og fagligt forsvarligt;
2. at have nødvendige tilladelser, autorisationer, samtykker og behandlingsgrundlag;
3. at oplysninger, priser, politikker og instruktioner indtastet i Tjenesten er korrekte;
4. at Kundens brugere er instrueret og har passende adgangsrettigheder;
5. at overholde regler om bogføring, skat, moms, markedsføring, ansættelse, sundhed, journalføring, betaling og databeskyttelse;
6. at kontrollere alle resultater, beregninger, rapporter, AI-forslag og automatiske handlinger før anvendelse; og
7. at opbevare egne kopier, hvor lovgivningen eller Kundens risikovurdering kræver det.

Tjenesten må ikke anvendes til ulovligt indhold, krænkelse af tredjemands rettigheder, malware, sikkerhedsangreb, omgåelse af adgangsbegrænsninger, uautoriseret overvågning, videresalg uden aftale eller aktiviteter, der kan skade Tjenesten eller andre.

5. Abonnement, priser og betaling

Abonnementet løber månedsvis eller årsvis som angivet ved bestillingen og fornyes automatisk for tilsvarende perioder, indtil det opsiges.

Alle priser, der vises til Kunden, er inklusive moms og andre offentlige afgifter, medmindre andet udtrykkeligt er angivet. Forbrugsafhængige ydelser, herunder SMS, betalingstransaktioner, AI-forbrug, terminaler og tredjepartsydelser, kan faktureres særskilt.

Kunden giver Piklo og den anvendte betalingsudbyder tilladelse til at opkræve forfaldne beløb via den registrerede betalingsmetode.

Ved forsinket betaling kan Piklo opkræve renter og gebyrer efter gældende ret samt suspendere adgangen efter rimeligt varsel. Betalingspligten fortsætter under en suspension, som skyldes Kundens misligholdelse.

Allerede betalte beløb tilbagebetales ikke, medmindre det følger af ufravigelig lovgivning, en udtrykkelig aftale eller en fejl, som Piklo er ansvarlig for.

Piklo kan ændre priser med mindst 30 dages varsel. En prisstigning træder tidligst i kraft ved næste abonnementsperiode. Kunden kan opsige abonnementet inden ændringens ikrafttræden.

6. Opsigelse og ophør

Kunden kan opsige abonnementet gennem kontoens abonnementsindstillinger eller ved skriftlig meddelelse. Opsigelsen har virkning ved udgangen af den allerede betalte abonnementsperiode.

Hver part kan ophæve aftalen ved væsentlig misligholdelse, hvis misligholdelsen ikke er afhjulpet senest 14 dage efter skriftligt påkrav. Ophævelse kan ske straks ved ulovlig brug, alvorlig sikkerhedsrisiko, betalingssvig, insolvens eller misligholdelse, som ikke kan afhjælpes.

Ved ophør lukkes Kundens adgang. Kunden skal inden ophør eksportere de data, som Kunden ønsker at bevare. Piklo kan tilbyde en begrænset eksportperiode, men er ikke forpligtet hertil, medmindre andet følger af databehandleraftalen eller ufravigelig lovgivning.

Data slettes eller anonymiseres efter Piklos gældende slettefrister, medmindre opbevaring er nødvendig efter lovgivningen, for dokumentation af retskrav eller efter Kundens dokumenterede instruktion.

7. Betalinger og tredjepartsleverandører

Betalinger kan behandles af eksempelvis Stripe, MobilePay, SumUp eller andre betalingsudbydere. Deres særskilte vilkår og gebyrer kan gælde.

Piklo er ikke bank, betalingsinstitut, kortindløser eller finansiel rådgiver og har ikke ansvar for tredjeparts tilbageholdelse af midler, chargebacks, identitetskontrol, afviste transaktioner, udbetalingstider eller lukning af betalingskonti.

Kunden er ansvarlig for tvister med egne kunder, herunder tilbagebetalinger, indsigelser, udeblivelsesgebyrer, depositummer og aflysninger.

Integrationer og tredjepartstjenester kan ændres, begrænses eller ophøre uden for Piklos kontrol. Piklo hæfter ikke for tredjepartsprodukter, men vil rimeligt søge at begrænse konsekvenserne for Kunden.

8. Personoplysninger og fortrolighed

Når Piklo behandler personoplysninger på Kundens vegne, er Kunden dataansvarlig, og Piklo er databehandler. Behandlingen reguleres af Piklos databehandleraftale.

Kunden er ansvarlig for behandlingsgrundlag, information til registrerede, besvarelse af rettighedsanmodninger, lovlige opbevaringsperioder og vurdering af, hvilke oplysninger der må registreres.

Kunden må kun registrere helbredsoplysninger eller andre følsomme oplysninger, når det er lovligt, nødvendigt og omfattet af passende sikkerhedsforanstaltninger. Kunden må ikke indtaste følsomme oplysninger i funktioner, der ikke udtrykkeligt er beregnet til dette.

Piklo kan være selvstændigt dataansvarlig for begrænsede oplysninger, som behandles til kontoadministration, fakturering, sikkerhed, misbrugsforebyggelse og opfyldelse af Piklos egne retlige forpligtelser. Dette beskrives nærmere i privatlivspolitikken.

Parterne skal hemmeligholde ikke-offentlige forretningsmæssige, tekniske og personrelaterede oplysninger. Forpligtelsen gælder også efter aftalens ophør.

9. Kundedata

Kunden og relevante registrerede beholder deres rettigheder til Kundens data. Kunden giver Piklo en begrænset ret til at hoste, kopiere, transmittere, strukturere og på anden måde behandle data i det omfang, det er nødvendigt for at levere, sikre og supportere Tjenesten.

Kunden indestår for at have ret til at indsende og behandle dataene gennem Tjenesten.

Piklo kan anvende uigenkaldeligt anonymiserede og aggregerede oplysninger til statistik, sikkerhed, kapacitetsplanlægning og produktforbedring, når oplysningerne ikke kan henføres til Kunden eller en fysisk person.

Kundedata anvendes ikke til træning af generelle AI-modeller, medmindre Kunden særskilt og udtrykkeligt accepterer dette.

10. AI og automatisering

AI-genereret indhold, transskriptioner, forslag, klassifikationer og automatiske handlinger kan være ukorrekte, ufuldstændige eller misvisende.

De udgør ikke lægelig, juridisk, regnskabsmæssig eller anden professionel rådgivning. Kunden skal foretage menneskelig kontrol før anvendelse, især hvor resultatet kan påvirke en persons behandling, helbred, rettigheder, økonomi eller ansættelse.

Kunden må ikke anvende AI-funktioner som eneste grundlag for væsentlige afgørelser om personer, når dette er ulovligt eller uforsvarligt.

11. Immaterielle rettigheder

Piklo og dets licensgivere ejer alle rettigheder til Tjenesten, herunder software, design, dokumentation, varemærker og videreudviklinger. Kunden får alene en begrænset, ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig og tidsbegrænset brugsret under abonnementet.

Kunden må ikke kopiere, modificere, reverse engineere, dekompilere, videresælge eller forsøge at udlede kildekode, bortset fra hvor en sådan begrænsning er ugyldig efter ufravigelig lovgivning.

Piklo må frit anvende generelle forslag og feedback uden at offentliggøre Kundens fortrolige oplysninger.

12. Drift, sikkerhed og ændringer

Piklo tilstræber stabil drift, men garanterer ikke uafbrudt eller fejlfri adgang. Planlagt vedligeholdelse kan medføre midlertidig utilgængelighed.

Piklo kan straks foretage ændringer eller suspensioner, når det er nødvendigt af sikkerheds-, lovgivnings- eller driftsmæssige årsager.

Test-, beta- og forhåndsfunktioner leveres som de er, kan være ustabile og kan ændres eller fjernes uden varsel. De bør ikke anvendes til kritiske arbejdsgange uden passende kontrol og backup.

13. Garantifraskrivelse

Tjenesten leveres som en standardiseret softwaretjeneste. Piklo garanterer ikke, at Tjenesten opfylder alle Kundens individuelle behov, eller at resultater, integrationer, rapporter og tredjepartsdata altid er fuldstændige eller fejlfrie.

Piklo fraskriver sig garantier i det videst mulige omfang efter gældende ret. Fraskrivelsen begrænser ikke udtrykkelige tilsagn i en særskilt skriftlig aftale.

14. Ansvarsbegrænsning

Piklo er ikke ansvarlig for indirekte tab, driftstab, avancetab, tab af goodwill, tabte besparelser, tab som følge af tredjemandskrav eller tab og genskabelse af data, medmindre andet følger af ufravigelig lovgivning.

Piklos samlede ansvar i en periode på 12 måneder er begrænset til det beløb, Kunden har betalt til Piklo for Tjenesten i de 12 måneder umiddelbart før den ansvarspådragende hændelse.

Begrænsningerne gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed og begrænser ikke ansvar, som efter loven ikke kan begrænses.

Piklo hæfter ikke for forhold, der skyldes Kunden, Kundens brugere, Kundens egne kunder, manglende internetforbindelse, Kundens udstyr, tredjepartstjenester eller Kundens manglende opfyldelse af lovgivning og faglige pligter.

Kunden skal holde Piklo skadesløs for dokumenterede tredjemandskrav, der udspringer af Kundens ulovlige brug, Kundens ydelser, Kundens data eller Kundens krænkelse af tredjemands rettigheder, i det omfang kravet ikke skyldes Piklos forhold.

15. Force majeure

Ingen part er ansvarlig for manglende opfyldelse som følge af forhold uden for partens rimelige kontrol, herunder omfattende internet- eller cloudnedbrud, cyberangreb, myndighedsindgreb, krig, epidemi, naturkatastrofe, arbejdsstrid eller svigt hos kritiske underleverandører.

Betalingsforpligtelser, der allerede er forfaldne, fritages ikke.

16. Suspension

Piklo kan suspendere hele eller dele af Tjenesten, hvis det med rimelighed er nødvendigt for at:

• afværge sikkerhedsrisici eller skade;
• standse ulovlig brug eller misbrug;
• efterkomme myndighedskrav;
• beskytte Piklo, Kunden eller tredjeparter; eller
• reagere på væsentlig eller fortsat manglende betaling.

Piklo vil, når det er praktisk og lovligt, give Kunden varsel og mulighed for at afhjælpe forholdet.

17. Ændring af vilkårene

Piklo kan ændre vilkårene med mindst 30 dages varsel. Ændringer kan træde i kraft straks, hvis de er nødvendige for at overholde lovgivning, afværge misbrug eller håndtere en alvorlig sikkerhedsrisiko.

Hvis en ændring væsentligt forringer Kundens rettigheder, kan Kunden opsige abonnementet inden ændringens ikrafttræden. Fortsat brug efter ikrafttrædelsen udgør accept af de ændrede vilkår.

18. Overdragelse

Kunden må ikke overdrage aftalen uden Piklos skriftlige samtykke. Piklo kan overdrage aftalen som led i omstrukturering, fusion, salg af virksomhed eller overdragelse til et koncernforbundet selskab, forudsat at Kundens væsentlige rettigheder ikke forringes.

19. Meddelelser

Driftsmeddelelser og juridiske varsler kan sendes til den e-mailadresse, der er knyttet til Kundens konto, eller vises i Tjenesten. Kunden skal holde sine kontaktoplysninger opdaterede.

Henvendelser til Piklo sendes til support@piklo.dk.

20. Lovvalg og værneting

Aftalen er underlagt dansk ret uden anvendelse af regler, der fører til et andet lands ret.

Tvister, som ikke kan løses i mindelighed, afgøres ved Retten i Holbæk som første instans, medmindre andet følger af ufravigelige regler.

Hvis en bestemmelse er ugyldig, påvirker det ikke de øvrige bestemmelsers gyldighed. Bestemmelsen skal så vidt muligt erstattes af en gyldig bestemmelse med tilsvarende økonomisk og juridisk virkning.

Den danske version har forrang ved uoverensstemmelse mellem sprogversionerne.